Smart Adapter
Die Ausgangslage: Sieben Monate im Maschinenraum der Verwaltung
Im Vorfeld meines Masterprojektes absolvierte ich ein elfmonatiges Praktikum im Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN). Neben meiner UX-Unterstützung eines Entwicklerteams führte ich zwei Runden qualitativer Recherche durch: Offene Interviews mit Sachbearbeiterinnen und Beobachtungen am Arbeitsplatz
Die Ergebnisse waren wild:
Konzept
Aus diesen Erkenntnissen entwickelte ich einen Gegenentwurf.
Der Smart Adapter verbindet zersplitterte Fachanwendungen in einer KI-gestützten Arbeitsumgebung und koppelt sie an dezentrale Bürgerdaten. Bürgerinnen verleihen ihre Daten aus der eigenen Wallet per Ausweis-Scan für einen konkreten Zweck; Die Anwendung befüllt die Prozessansicht automatisch, ein KI-Modul markiert Auffälligkeiten – die finale Freigabe bleibt bei der Sachbearbeiterin.
Als Middleware koordiniert der Smart Adapter Datenaustausch, Sicherheit und Veraktung. Alles, was reine Fachanwendungs-Funktionalität ist, lässt sich nur als leichtes Plugin von einem freien, aber sicherheitsgeprüften Plugin-Marktplatz andocken. Auch ältere Software-Monolithen lassen sich, sofern sie nicht zu alt sind, über eine API anbinden.
Prozess
Um mich nicht von den Beschränkungen konventioneller Design-Software wie Figma einschränken zu lassen, entschied ich mich für Portotyping via Vibe-Coding. Da das Verwerfen einer Idee nicht mehr das Verwerfen vieler Arbeitsstunden bedeutete, war auf diesem Wege schnelles Iterieren und frühes Testen möglich.
Ich kommunizierte via ausführlicher Prompts und Skizzen. Aus ethischen Gründen habe ich mich für Claude entschieden. Das Ergebnis ist eine funktionale Anwendung mit simulierten Testdaten.
Gestaltung
Ein Kachel-Arbeitsplatz nach dem Vorbild der 3D-Software Blender. Verschiedene Kacheln zeigen verschiedene Blickwinkel auf dieselbe Sache – wie eine normale Kamera und eine Wärmebildkamera, die auf dieselbe Person gerichtet sind. Deshalb reagieren alle Kacheln in Echtzeit aufeinander. Verschiedene Fälle dagegen werden über Farbkanäle visuell getrennt. Es gibt voreingestellte Arbeitsplätze für einzelne Workflows, die sich aber hochgradig individualisieren und als eigene Voreinstellung speichern lassen. Die Navigation folgt dem OOUX-Prinzip: nicht „Was will ich tun?“, sondern „Mit wem arbeite ich?“ – näher am mentalen Modell der Fallarbeit.
Datenschutz und Barrierefreiheit
Im gesamten Design berücksichtigte ich die besonderen Herausforderungen von Software der öffentlichen Hand. WCAG 2.1 AA, EAA, ein Break-the-Glass-Mechanismus für Notfallzugriffe, Sonderfallregelungen für alles, was vom Standard abweicht – etwa eine amputierte Person beim Fingerabdruck-Scan. Statt des bestehenden Designsystems KERN nutze ich ein eigenes, vollständig dokumentiertes Design-Token-System, weil das bestehende Sytem KERN sich an Bürgerinnen richtet und nicht an Power-User. Genau das aber sind Sachbearbeiterinnen, die das System täglich, parallel und unter Zeitdruck bedienen.
Erste Tests
Zwei Mitarbeiterinnen des öffentlichen Dienstes testeten den Prototypen. Zuerst hatten sie Angst vor der Komplexität der Oberfläche. Das änderte sich, sobald sie verstanden, dass sie diese Komplexität über die Kachelaufteilung selbst steuern konnten. Sie lobten die Vernetzung der Systemteile, die Individualisierbarkeit, den Zugang zu Altverfahren und die Verständlichkeit der Design-Sprache.
Ich hätte jedoch gerne mehr Zeit gehabt, um weitere Testrunden durchzuführen und die Wünsche der Testerinnen umzusetzen: Bessere Fokuslenkung, To-do-Kachelmodi, die Möglichkeit, ein Layout zwischen Farbkanälen zu kopieren, besseren Zugriff auf den Verzeichnisbaum.
Vorteile
Eine einheitliche Programmoberfläche für alle Fachanwendungen lässt sich in der Ausbildung lehren und behebt den Schulungsstau, der kleine Kommunen lähmt. Bürgerinnen geben ihre Daten nur noch einmal an. Erfahrene Sachbearbeiterinnen müssen nicht zwangsläufig umlernen. Vertretung wird trivial, weil niemand mehr 24 verschiedene Fachanwendungen einzeln beherrschen muss. Ohne zentrale Datensilos gibt es auch weniger, was sich hacken lässt.
Und weil Bürgerinnen ihre Daten nur ausleihen, statt sie abzugeben, könnten sie diese im Ernstfall auch kollektiv zurückziehen – eine demokratische Notbremse durch Datenentzug, als Akt zivilen Ungehorsams.
Der Stand der Dinge
Der Smart Adapter ist ein begründeter Entwurf, kein Implementierungsplan. Mein Ziel ist, die Machbarkeit eines Werkzeuges zu beweisen, mit welchem Sachbearbeiterinnen auch zuküftigen Herausforderungen wie dem demografischen Wandel begegnen können.